26 июля 2018

6 моих факапов при организации мероприятий

Сегодня хочу вам рассказать об ошибках, которые мы совершили при проведении разных мероприятий.

Знать про чужие грабли всегда приятно, но я не для этого вам хочу про них рассказать. Даже у самого прекрасного, профессионального, опытного организатора, который провел более сотни мероприятий, съел на этом деле дюжину собак, и может одним движением бровей разогнать тучи над Хабаровском – даже у такого лютого профи бывают ситуации, когда все идет не так.

До этого подрядчик тебя не подводил, а потом, как в сказке, «ударился добрый молодец о землю и обернулся серым волком редким поганцем», и все – мероприятие под срывом.

0
Самое главное, чтобы все эти ошибки не превратились в системность. Ниже я представил список ошибок, по прошествии времени я на них смотрю с улыбкой, но в тот момент они мне казались фатальными, – я попробовал описать их шуточной форме.

 

  1. Климат и ветер в Хабаровске быстрый как понос и сильный как «Белаз».

Делали фестиваль красок Холи на Ерофее, рядом Амур с непонятной розой ветров. Смонтировали сцену с боковыми экранами, и тут подул этот самый ветер, экраны треснули. Экстренно, лебедками, опустили крышу, сняли экраны.

Мероприятие было под срывом. Пришлось крышу над сценой делать ниже, монтировать другие экраны и подсчитывать непредвиденные расходы. Хэппи энд.

 

  1. И на старуху бывает проруха.

Есть проверенные подрядчики, с которыми работаешь и ничего плохого не ждешь. Но как только ослабишь контроль – вот тут начинается фиеста.

Заказ на декорации делали за два месяца, работа над заказом была в пределах двух, максимум – четырех дней. И вот, за сутки до мероприятия я узнаю, что декорации не просто не готовы, они даже не спроектированы. Пришлось искать другого подрядчика, в день мероприятия на прогоне декораций еще не было.

Смонтировали только за 30 минут до начала. Хэппи энд, другой подрядчик и контроль за неделю.

 

  1. Каркуш закрывать в темном чулане.

Есть люди, которые иногда что-то ляпнут нереальное, все посмеются над этой нереальностью, а потом все сбывается.

Банкет с губернатором. Ответственное мероприятие. На прогоне этого мероприятия ровно в 22:04 выключают свет, минут на 15-20. И тут кто-то, как в плохом кино, вещает из кустов: «Вот будет прикол, если завтра в это же время выключат свет».

Начинается само мероприятие, время 22:03, на сцене выступают барабанщики. И тут… через минуту выключают свет.

Спасибо барабанщикам, они не остановили выступление, – у гостей создалось впечатление, что свет погашен планово, для пущего драматизма. Хэппи энд, я обзавелся телефоном главного энергетика города, а самодеятельным пророкам регулярно напоминаем, что молчание – золото.

 

  1. Не айс.

Большое мероприятие, на котором, в конце, вывозят торт, вернее тортище в несколько ярусов.

Забегу вперед и скажу, что такие торты пекут и сразу замораживают, а потом укладывают, украшают и оформляют всеми съедобными цветочками, розочками и бусинками.

Официант начал разрезать торт, сначала он хотел сделать это легким движением руки, потом начал применять силу и в итоге он сломал нож об этот торт. Оказалось, что десерт заморожен настолько сильно, что хоть бензопилу применяй. Чистый андеграунд – без хэппи энда, но выводы для себя мы сделали.

 

  1. Жертва Бермудского треугольника.

Для одного очень важного гостя, перед его выездом, надо было использовать дымовые шашки для создания эффекта гоночной трассы и запаха жженой резины.

То ли шашек было зажжено много, то ли еще что, но эффект получился другим, – гость канул в туман и пропал в нем минут на 10. Тут тоже без хэппи энда, но вся пиротехника проверяется теперь.

 

  1. Только смелым покоряются моря

Проводили мероприятие в отрытом море, готовили сценарий месяца два. Ведущий, в роли Кузьмича из «Особенности национальной рыбалки», успел только сказать несколько слов. В это время гости добрались до запасов алкоголя на корабле, отобрали микрофонперехватили инициативу у «Кузьмича», и все 3 часа травили матерные анекдоты, передавая микрофон друг другу. Хэппи энд без выводов.

0

Выводы

Как видите, факапы есть. Писать про успешный успех, конечно, легко и приятно, но косяки дарят бесценный опыт, благодаря которым мы:

– накопили список поганцев недобросовестных подрядчиков

– научились предварительно тестировать все, что можно: от дымовой шашки до торта

– всегда держим под рукой телефоны всех служб

0
В конце рассылки я с вами хотел поделиться одной очень интересной статьей, – автор рассказывает всю систему работу с новыми людьми в компании.

Больше всего меня впечатлило, что за несколько дней до выхода новичок получает письмо от компании. В письме – инструкция по подготовке к первому рабочему дню:

– какие документы сдать в бухгалтерию,

– как получить пропуск в офис и на парковку,

– пожелания по рабочей технике,

– подготовка welcome letter,

– ссылки на посты, статьи и видео о компании.

 

Уже в первые дни представляют нового сотрудника всей компании: в slack и физически, в офисе. Также новенький пишет письмо о себе и отправляет его всем – в первую рабочую неделю. Это помогает больше узнать друг о друге, особенно людям из разных офисов. Все письма хранятся в базе знаний и их нетрудно найти. Люди пишут о себе всё, что считают нужным. Обычно это рассказ о прошлом опыте работы, места рождения-проживания и хобби.

Ссылка на статью здесь. Не все, но многое хочу из этого забрать себе.

0

Заключение

Для крутого отдыха не обязательно много денег. Парки/речки/леса – бесплатны. Аудиокниги – тоже. Смастерите с детьми воздушного змея, возьмите напрокат велосипед, сядьте на трамвай и проедьте весь город. Разожгите костёр и пожарьте хлеб и сосиски, купленные в соседнем супермаркете.

Сделайте это сами! Или с детьми/женой, если они вас поддерживают.

Хороших вам выходных!

0
Кирилл Кошенков, компания Искра
kirill@koshenkov.ru
+7-962-502-92-66

Мои прошлые интересные статьи

Так ли полезны корпоративы и тимбилдинги, как про них пишут?

Я частенько слышу от директоров предприятий монологи такого типа:

– Вот проведём корпоратив и наладим контакт между подразделениями, все начнут дружить и лучше работать!

или

– Сейчас проведём тимбилдинг, сплотим коллектив, и они утроят усилия по увеличению выручки/вала/прибыли!

Как организовать нетворкинг на мероприятии?

Речь пойдет о чате в мессенджере. Как его создать и зачем он нужен?

Я рекомендую Телеграм, для него вы можете отрисовать ваши собственные стикеры с корпоративным сленгом.

Как знакомиться на мероприятиях?

Самое главное на таких мероприятиях — обзаведение знакомствами.Я долгое время ездил на перечисленные мероприятия, но мало с кем завязывал деловые отношения, – ну так, перебросится парой фраз с одним-двумя коллегами во время кофе-брейка, и все.

Как быстро отфильтровать идеи и воплотить в жизнь?

Хочу поделиться классной фишкой. Сразу скажу – я не знаю, откуда я ее узнал. То ли прочитал, то ли кто-то рассказал, а то и сам придумал, – пусть будет последняя версия.

Например, вы на конференции, и вам в голову приходят идеи.

Шэринг из кэринг!

Перешлите это письмо своим любознательным друзьям! Или расшарьте страничку рассылки в соцсетях.

Назад